Nieuws
Nieuwste artikelen
Nieuws
Loonservice Brabant
Werkkostenregeling
- Vrije ruimte: De vrije ruimte is het bedrag dat u onbelast mag besteden. Dit wordt jaarlijks vastgesteld. In 2024 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 1,92%. Voor het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2024 1,18%. Als het bedrag dat u onbelast besteedt de grens van de vrije ruimte overschrijdt, moet u over het overschrijdende deel 80% belasting betalen.
- Gerichte vrijstellingen: Naast de vrije ruimte kunt u gebruikmaken van gerichte vrijstellingen. Deze zijn ook onbelast en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn het vergoeden, geven of beschikbaar stellen van een laptop, cursussen of overnachtingen voor het werk.
- Nihil waarderingen: Sommige voorzieningen op de werkplek, zoals koffie en thee op kantoor of een ov-abonnement, worden op € 0 gewaardeerd en zijn daardoor onbelast. Deze nihil waarderingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Andere werkplekvoorzieningen hebben zogeheten normbedragen, zoals maaltijden in de bedrijfskantine, kinderopvang geregeld door de werkgever en huisvesting op de werkplek.
Eindheffingsloon of Loon werknemer?
Als u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, dan is dat eindheffingsloon dat in de vrije ruimte kan vallen. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u over het meerdere 80% eindheffing werkkostenregeling.
Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaalt u zelf welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen u aanwijst als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en normaal belast. U kunt per werknemer een andere keuze maken.
Voor het geheel of gedeeltelijk aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon dat in de vrije ruimte kan vallen geldt het volgende:
- Uw werknemer hoeft niet eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.
- U hoeft deze verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet op werknemersniveau te administreren. Als u verschillende werknemers hetzelfde verstrekt en de werknemers een eigen bijdrage betalen, mag u het totaal van de eigen bijdragen aftrekken van de totale waarde van de verstrekkingen. Een negatief saldo mag u niet verwerken als negatief eindheffingsloon.
- Ook loon in natura kunt u als eindheffingsloon aanwijzen.
- Voor het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon, geldt dat deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets. Het deel dat boven die 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.
Gebruikelijkheidstoets
Om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon te kunnen aanwijzen mogen die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit noemen we de gebruikelijkheidstoets. Het moet dus gebruikelijk zijn dat uw werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon krijgt en u dus de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor uw rekening neemt. Vergelijkbare omstandigheden kunnen zijn:
- andere werknemers van dezelfde werkgever;
- collega’s van de werknemer in dezelfde functiecategorie;
- werknemers van andere werkgevers.
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de belastingdienst als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.
Let op
Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid. Dit bedrag geldt bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.
Bij de gebruikelijkheidstoets kijkt u in ieder geval naar:
- de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan
- de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen
- wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen
- de vraag of tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon
De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Als u twijfelt, doet u het volgende:
- U beoordeelt de aanwijzing als eindheffingsloon van iedere vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling op gebruikelijkheid. Let bij de toets in ieder geval op de bovenstaande 4 punten.
- U beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de eerste vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling het geval zijn.
Altijd eindheffingsloon of altijd loon van de werknemer.
Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon of voor loon dat u belast bij de Werknemer.
Wanneer kiezen tussen eindheffingsloon en loon dat u belast bij de werknemer?
U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon dat u belast bij de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. U hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen. De keuze blijkt bijvoorbeeld uit uw administratie, waarin u de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft u niet bij de belastingdienst te melden.
Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. U kunt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen dus niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon. Hierop is 1 uitzondering: hebt u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in uw administratie opgenomen, dan mag u deze fout herstellen. Bijvoorbeeld als u een vergoeding als eindheffingsloon hebt behandeld terwijl u met uw werknemer had afgesproken dat dit loon van de werknemer zou zijn. U herstelt de fout door de aangifte te corrigeren en uw administratie aan te passen.
Als bij een controle van uw administratie door de belastingdienst blijkt dat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet hebt opgenomen als eindheffingsloon en ook niet als loon van de werknemer, dan gaat de belastingdienst ervan uit dat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling:
- loon van de werknemer is als deze is gegeven in een vorig kalenderjaar
- eindheffingsloon is als deze is gegeven in het lopende kalenderjaar en als is voldaan aan de gebruikelijkheidstoets
Ook een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling waarvoor een gerichte vrijstelling geldt moet u aanwijzen als eindheffingsloon. Maar als de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling maximaal gelijk is aan de norm van een gerichte vrijstelling, gaat de belastingdienst ervan uit dat u die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hebt aangewezen als eindheffingsloon.
Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het ‘Handboek Loonheffingen’ raadplegen, hoofdstuk 10 voor de werkkostenregeling en de vrije ruimte, en hoofdstuk 22 voor gerichte vrijstellingen en werkplekvoorzieningen. U kunt het handboek downloaden op de pagina Loonheffingen van de Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/content/werkkostenregeling.
Wij hopen dat u met dit advies goed voorbereid bent op het toepassen van de werkkostenregeling. Als u hulp wenst bij de uitvoering of als u nog vragen heeft over dit onderwerp, dan kunt u rechtstreeks contact opnemen via telefoon of mail.
Over dit artikel
-
Geplaatst op:
29 mei 2024 -
Aangepast op:
03 juni 2024 -
Categorie:
Nieuws
Ander nieuws
-
Actualiteiten voor de salarisadministratie per 1 januari 2024
Het einde van het jaar nadert en daarom willen wij u graag op de...
-
Gebruikelijk loon DGA in 2024
Als u een directeur-grootaandeelhouder (DGA) in dienst...
-
In 2021 ook geen hoge WW-premie bij Overwerk
Sinds 1 januari 2020 is de WW-premie verdeeld in een hoge...
-
Aangepaste openingstijd Loonservice Brabant B.V.
Op vrijdag 27 mei 2022 (dag na Hemelvaart) is ons kantoor...
-
Actualiteiten voor de salarisadministratie per 1 juli 2024
Wij willen u graag op de hoogte brengen van de...